Arbeitszeit in Excel berechnen: kostenloser Stundenzettel mit Zeitkonto

Kommen, Gehen, Pause eintragen. Die Vorlage rechnet Arbeitszeit, Plus- und Minusstunden, Urlaub und Feiertage, und sie meldet, wenn das Arbeitszeitgesetz verletzt ist.

Kostenlos: Stundenzettel mit Zeitkonto

Eine Excel-Datei für ein ganzes Jahr, fertig eingerichtet. Du trägst Kommen, Gehen und Pause ein, den Rest rechnet sie.

Vorlage herunterladen

Excel-Datei ohne Makros (.xlsx), rund 190 KB. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse nötig. Mit einer Beispielwoche und einer Anleitung in der Datei.

Was drin ist:

  • Zwölf Monatsblätter, je eines zum Ausdrucken mit Platz für die Unterschriften. Ist, Soll und Saldo rechnen sich für jeden Tag, oben stehen Monatssumme, Zeitkonto und Resturlaub.
  • Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz: Ist zu wenig Pause eingetragen, ergänzt die Datei die Mindestpause und sagt es dir.
  • Hinweise bei mehr als zehn Stunden, zu kurzer Ruhezeit, vergessenem Gehen und Arbeitstagen ohne Eintrag.
  • Nachtschichten über Mitternacht zählen zum Tag, an dem sie beginnen.
  • Feiertage für alle 16 Bundesländer, sie rechnen sich für jedes Jahr selbst. Am Feiertag gibt es kein Soll.
  • Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich und halbe Urlaubstage, mit Resturlaub und Krankheitstagen.
  • Sollzeit je Wochentag, also auch für Teilzeit und Vier-Tage-Woche, und eine Jahresübersicht.

Arbeitszeit = Gehen minus Kommen minus Pause. Saldo = Arbeitszeit minus Sollzeit. Die Salden aller Tage zusammen ergeben dein Zeitkonto: Plus heißt Überstunden, Minus heißt Stunden, die noch fehlen.

So rechnest du die Arbeitszeit richtig

Drei Dinge machen die meisten einfachen Listen falsch: die Pause, die Nacht und das Umrechnen in Dezimalstunden.

1. Die Pause abziehen, mindestens die gesetzliche (§ 4 ArbZG)

Arbeitszeit am TagMindestpause
bis 6 Stundenkeine
mehr als 6 bis 9 Stunden30 Minuten
mehr als 9 Stunden45 Minuten

Wer von 7:00 bis 17:00 da war und nur 15 Minuten Pause einträgt, hat nicht 9,75 Stunden gearbeitet. Vorgeschrieben sind 45 Minuten, also zählen 9,25 Stunden.

2. Über Mitternacht weiterrechnen

Von 22:00 bis 6:00 ergibt eine einfache Subtraktion eine negative Zeit. Richtig sind acht Stunden: Liegt Gehen vor Kommen, kommen 24 Stunden dazu. Die Schicht zählt zu dem Tag, an dem sie begonnen hat.

3. In Dezimalstunden umrechnen

Für die Lohnabrechnung zählen Stunden als Dezimalzahl. Die Minuten teilst du durch 60:

MinutenDezimalstunden
150,25
200,33
300,50
400,67
450,75

Rechnest du dagegen mit Uhrzeiten weiter, zeigt Excel Minusstunden nur als ######. Deshalb rechnet die Vorlage in Dezimalstunden.

Das Zeitkonto: Plus- und Minusstunden

Für jeden Tag gibt es eine Sollzeit, etwa acht Stunden von Montag bis Freitag. Die Differenz zur gearbeiteten Zeit geht ins Zeitkonto. Dabei gilt:

  • Feiertag: kein Soll. Welche Tage Feiertag sind, hängt vom Bundesland ab.
  • Urlaub und Krankheit zählen wie ein normaler Arbeitstag, das Zeitkonto bleibt gleich.
  • Freizeitausgleich baut Überstunden ab: Das Soll des Tages geht vom Zeitkonto ab.
  • Vergessene Tage fallen auf: Ein vergangener Arbeitstag ohne Eintrag zählt als Minus, bis er nachgetragen ist.
  • Jahreswechsel: Den Stand vom 31. Dezember trägst du im neuen Jahr als Übertrag ein, ebenso den Resturlaub.

Was das Arbeitszeitgesetz vorgibt

  1. Höchstens acht Stunden am Tag, bis zu zehn, wenn du im Schnitt von sechs Monaten auf acht kommst (§ 3 ArbZG). Mehr als zehn Stunden sind nicht erlaubt.
  2. Pausen wie in der Tabelle oben (§ 4 ArbZG).
  3. Elf Stunden Ruhezeit zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitsbeginn (§ 5 ArbZG). Wer bis 22:30 arbeitet, fängt am nächsten Tag nicht vor 9:30 an.
  4. Aufzeichnen: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, mehr dazu in den Fragen unten.

Die Vorlage prüft die ersten drei Punkte für jeden Tag und zeigt einen Hinweis, wenn etwas nicht passt.

Wenn das ganze Team stempeln soll

Ein Stundenzettel reicht, solange eine Person die Zeiten einträgt. Sollen deine Mitarbeiter selbst stempeln, jeder mit eigenem Zugang, gibt es zwei Wege. Beide kaufst du einmal, ohne Monatsgebühr, und deine Daten bleiben bei dir. Die Frage ist nur: Wo stempeln deine Leute?

Arbeitszeiterfassung

Am Rechner im Betrieb, in Excel.

  • Eine Excel-Datei für bis zu 20 Mitarbeiter, gern auch im Netzwerk
  • Jeder stempelt Kommen und Gehen unter eigenem Passwort
  • Teamkalender mit Urlaub und Krankheit, Zeitkonto je Mitarbeiter
  • Vertraut: Wer Excel kennt, findet sich sofort zurecht

70 € einmalig, kostenlose Testversion. Läuft unter Windows.

Zur Arbeitszeiterfassung

StundenZentrale

Am Handy, Tablet oder PC, auch mehrere gleichzeitig.

  • Stempeln mit einem Tipp, auf jedem Handy, ohne App-Store
  • Läuft auf einem Rechner in deinem Betrieb, ohne Internet
  • Urlaubsanträge, Nachträge, Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz
  • Monat abschließen und an DATEV Lohn und Gehalt übergeben

Für bis zu 2 Mitarbeiter kostenlos, ohne Zeitlimit. Für mehr Mitarbeiter und DATEV ab 250 € einmalig.

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Häufige Fragen

Muss ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter erfassen?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor, ein Stundenzettel in Excel ist zulässig, wenn er vollständig und zeitnah geführt wird. Eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes mit elektronischer Erfassung und Ausnahmen für kleine Betriebe liegt als Entwurf vor, beschlossen ist sie im Oktober 2026 noch nicht. Für Minijobber und einige Branchen gilt zusätzlich das Mindestlohngesetz: Aufzeichnen bis spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag, zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG).
Zählt die Pause zur Arbeitszeit?
Nein. Arbeitszeit ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Die Pause ziehst du also ab. Die Vorlage macht das und ergänzt auf Wunsch die gesetzliche Mindestpause, wenn zu wenig eingetragen ist.
Wie lang muss die Pause sein?
Bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Du darfst sie in Abschnitte von mindestens 15 Minuten teilen. Länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten.
Wie rechne ich eine Schicht über Mitternacht?
Liegt Gehen vor Kommen, also zum Beispiel 22:00 bis 6:00, kommen 24 Stunden dazu: acht Stunden, abzüglich Pause. Die Vorlage erkennt das von selbst und zählt die Schicht zu dem Tag, an dem sie begonnen hat.
Wie rechne ich Minuten in Dezimalstunden um?
Minuten durch 60 teilen. 7 Stunden 45 Minuten sind 7,75 Stunden, 20 Minuten sind 0,33 Stunden. Die Lohnabrechnung braucht die Dezimalzahl, deshalb zeigt die Vorlage alle Stunden so.
Kann ich die Vorlage für mehrere Mitarbeiter nutzen?
Ja, mit einer Kopie je Person. Das trägt, solange du die Zeiten selbst einträgst. Sollen deine Leute selbst stempeln, jeder mit eigenem Zugang, nimm eines der beiden Programme weiter oben: die Arbeitszeiterfassung in Excel oder die StundenZentrale fürs Handy.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG). Gehen die Stunden in die Lohnabrechnung ein, gehören sie zu den Lohnunterlagen. Die bewahrst du bis zum Ende des sechsten Jahres nach der letzten Eintragung auf (§ 41 EStG).
Läuft die Vorlage auch auf dem Mac?
Ja. Sie kommt ohne Makros aus und nutzt nur Funktionen, die Excel auf Windows und Mac gleich beherrscht. Sie läuft in Excel ab Version 2016 auf Windows und Mac, in Microsoft 365 und in Excel im Browser.

Dieser Text erklärt die Rechtslage in eigenen Worten und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall ist dein Steuerberater zuständig.

Stand: Oktober 2026.