Beim Versenden gibt es Übergangsfristen. Beim Empfangen nicht.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Ohne Übergangsfrist, ohne Mindestumsatz, auch als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG. Es genügt, dass dir jemand eine schickt.
In den meisten Artikeln zur E-Rechnung geht es um das Versenden, und dort gelten großzügige Übergangsfristen. Genau deshalb halten viele Betriebe das Thema für erledigt: „Ich muss ja erst 2027." Das stimmt für das Versenden. Für das Empfangen stimmt es nicht.
| Richtung | Wer | Ab wann |
|---|---|---|
| Empfangen | alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer | seit 1.1.2025, keine Übergangsfrist |
| Versenden | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz | ab 1.1.2027 |
| Versenden | alle übrigen Unternehmen | ab 1.1.2028 |
| Versenden | Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG | dauerhaft befreit |
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. An Privatkunden ändert sich nichts.
Nicht das, was die meisten darunter verstehen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern seit 2025 eine „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format, das eine Maschine auswerten kann. In Deutschland sind das zwei:
Der Unterschied ist für dich handfest. Eine ZUGFeRD-Rechnung kannst du lesen, denn sie ist eine PDF und sieht aus wie eine Rechnung. Eine reine XRechnung nicht, sie ist nur die XML-Datei. Genau dieser Fall ist das Problem, und um ihn geht es hier.
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931, und daran hängt die eigentliche Schwierigkeit.
Bekommst du eine XRechnung, liegt in deinem Postfach eine XML-Datei. Öffnest du sie, siehst du eine Wand aus spitzen Klammern, in der die Beträge irgendwo zwischen Steuerkennzeichen und Codelisten stehen. Prüfen kannst du das so nicht, an den Steuerberater weiterreichen im Grunde auch nicht.
Und prüfen solltest du: fehlt in einer E-Rechnung eine Pflichtangabe, trägt sie deinen Vorsteuerabzug nicht. Das fällt aber erst auf, wenn jemand hineinsieht, und dazu muss man hineinsehen können.
Kein Grund zur Panik, aber auch keiner zum Abwarten. Für den Empfang brauchst du keine neue Software und kein Abonnement. Du brauchst ein Postfach, eine Ablage und etwas, das die Datei lesbar macht.
Eine Excel-Datei, die eine empfangene E-Rechnung öffnet und in Klartext anzeigt: Rechnungssteller und Empfänger mit Anschrift, alle Positionen, Steueraufschlüsselung, Summen, Fälligkeit und Bankverbindung. Dazu ein Befund zu den wichtigsten Pflichtangaben und Rechenproben über alle Summen, und auf Knopfdruck eine Druckansicht für den Steuerberater oder die eigene Ablage.
Der Befund ersetzt keinen Validator. Geprüft wird, worauf es für deinen Vorsteuerabzug ankommt: ob Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungszeitpunkt, Zahlungsangaben und Positionen da sind, und ob die Summen aufgehen. Nicht geprüft wird jede Formalregel des Standards. Für die formale Vollprüfung gibt es kostenlose Prüfdienste, zum Beispiel im Elster-Portal unter „E-Rechnung".
Gelesen wird die XML-Datei: XRechnung einschließlich Gutschriften und der Datenteil von ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X. Steckt die ZUGFeRD-Rechnung wie üblich in einer PDF, brauchst du dieses Werkzeug gar nicht: öffne die PDF, die lesbare Fassung ist darin schon enthalten.
Deine Rechnung verlässt deinen Rechner nicht. Das Werkzeug liest die Datei und zeigt sie an. Es sendet nichts, es speichert nichts, und es braucht kein Konto.
E-Rechnungs-Leser herunterladenDer kostenlose Leser zeigt und prüft. Er archiviert nicht und bucht nicht. Wenn aus der empfangenen Rechnung ohne Abtippen ein Beleg werden soll, findest du denselben Leser bereits eingebaut in den beiden Werkzeugen, mit denen ich selbst arbeite:
Beide sind Einmalkauf. Kein Cloud-Zwang, keine Monatsgebühr, volle Kontrolle.
Beim Empfangen ja, seit dem 1.1.2025. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer dauerhaft befreit, vom Empfangen nicht.
Nein. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Teil im Original, also die XML-Datei. Ein Ausdruck darf danebenliegen, er ersetzt das Original aber nicht.
Nein. Ein normales E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.
Innerhalb der Übergangsfristen ja, und als Kleinunternehmer dauerhaft. Wer andere Unternehmen beliefert, sollte sich trotzdem darauf einstellen: viele Kunden verlangen die E-Rechnung, bevor sie müssen.
Nein, und das ist Absicht. Er prüft die Angaben, an denen dein Vorsteuerabzug hängt, und rechnet alle Summen nach. Ein Validator prüft darüber hinaus jede Formalregel des Standards, einschließlich Codelisten und der deutschen Zusatzregeln, und dafür gibt es kostenlose Prüfdienste. Für den Alltag brauchst du meistens die erste Frage beantwortet: kann ich diese Rechnung so verbuchen?
Nein. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF und zeigt dir die Rechnung ganz normal an, der Datenteil steckt nur zusätzlich darin. Öffne sie einfach. Das Werkzeug ist für den Fall gedacht, dass du eine reine XML-Datei bekommst.
Dann fehlt dir womöglich der Vorsteuerabzug. Deshalb lohnt der Blick hinein, bevor gebucht wird. Genau das macht der Leser oben: er nennt fehlende Pflichtangaben im Klartext und rechnet die Summen nach.
Dieser Text erklärt die Rechtslage in eigenen Worten und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall ist dein Steuerberater zuständig.
Stand: September 2026.