Kassenbuch in Excel: kostenlose Vorlage mit Kassensturz

Jede Bareinnahme und Barausgabe in einer Zeile, der Kassenbestand rechnet mit, und am Monatsende vergleichst du ihn mit dem gezählten Bargeld. Die Vorlage ist sofort einsatzbereit, und unten steht, worauf es beim Kassenbuch ankommt.

Kostenlos: Kassenbuch mit Kassensturz

Eine Excel-Datei, fertig eingerichtet. Du trägst deine Bareinnahmen und Barausgaben ein, sie rechnet den Kassenbestand und meldet, was nicht stimmt.

Vorlage herunterladen

Excel-Datei ohne Makros (.xlsx), rund 145 KB. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse nötig. Mit Beispielen und einer Anleitung in der Datei.

Was drin ist:

  • Kassenbuch mit laufender Nummer, Datum, Beleg-Nr., Text, Kategorie, Einnahme, Ausgabe und dem laufenden Kassenbestand nach jeder Zeile.
  • Umsatzsteuer: die enthaltene Steuer bei 19 % und 7 %, auf den Cent gerundet.
  • Prüfhinweise bei negativem Kassenbestand, Datum außer der Reihe, fehlendem Beleg und Einnahme und Ausgabe in einer Zeile.
  • Kassensturz: gezähltes Bargeld gegen den Bestand laut Kassenbuch, mit Differenz.
  • Auswertung je Monat (Einnahmen, Ausgaben, Bestand am Monatsende, Umsatzsteuer) und je Kategorie.

Ein Kassenbuch muss jederzeit zum Bargeld in der Kasse passen. Deshalb gilt: jeden Tag eintragen, in zeitlicher Reihenfolge, zu jeder Zeile ein Beleg, und Fehler mit einer neuen Zeile korrigieren statt alte zu überschreiben.

Was in ein Kassenbuch gehört

SpalteWofür
Laufende Nummerzeigt, dass keine Zeile fehlt
DatumTag der Einnahme oder Ausgabe
Beleg-Nr.führt von der Zeile zum Beleg und zurück
Text, Kategoriewofür das Geld war
Einnahme, Ausgabeder Betrag brutto, je Zeile nur eins von beiden
USt-Satz, enthaltene UStfür Voranmeldung und Vorsteuer
Kassenbestandwas nach dieser Zeile in der Kasse liegen muss

So führst du das Kassenbuch

  1. Anfangsbestand zählen und mit Datum eintragen. Von diesem Betrag aus rechnet der Kassenbestand.
  2. Jeden Tag mit Bargeld eintragen, in der Reihenfolge, in der es passiert ist. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO).
  3. Zu jeder Zeile ein Beleg. Gibt es keinen, etwa beim Trinkgeld, schreibst du einen Eigenbeleg: Datum, Betrag, wofür, warum es keinen Beleg gibt, Unterschrift.
  4. Bargeld zur Bank gebracht oder abgehoben? Das ist eine Ausgabe oder Einnahme der Kasse ohne Umsatzsteuer, in der Vorlage mit der Kategorie Geldtransit Bank.
  5. Privat entnommen oder eingelegt? Ebenfalls eine eigene Zeile, ohne Umsatzsteuer.

In der Vorlage ist das alles schon eingerichtet. Du überschreibst nur die Beispielzeilen.

Kassensturz: stimmt die Kasse?

Beim Kassensturz zählst du das Bargeld und vergleichst es mit dem Bestand laut Kassenbuch. Am besten zu jedem Monatsende, bei viel Bargeld auch öfter.

ErgebnisWas es meist bedeutet
Differenz 0,00 €alles eingetragen
weniger Geld als gebuchteine Ausgabe fehlt im Kassenbuch
mehr Geld als gebuchteine Einnahme fehlt im Kassenbuch

Findest du die Ursache nicht, trägst du die Differenz als eigene Buchung ein. Die Vorlage rechnet den Soll-Bestand zu jedem Zähltag selbst aus.

Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Programm vor. Es verlangt aber, dass eine Aufzeichnung nicht so verändert wird, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Ändern ist dabei nicht verboten, die Änderung muss erkennbar bleiben.

Genau das leistet eine gewöhnliche Excel-Datei nicht: Jede Zeile lässt sich nachträglich ändern, ohne dass es eine Spur hinterlässt. Ob dein Kassenbuch trotzdem genügt, hängt am Verfahren deines Betriebs, nicht am Werkzeug allein. Kläre das mit deinem Steuerberater. Gewöhn dir in jedem Fall an, Fehler mit einer neuen Zeile zu korrigieren.

Wer seine Bareinnahmen mit einer elektronischen Registrierkasse erfasst, zeichnet sie dort auf. Diese Kasse muss durch eine technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein (§ 146a AO). Die Vorlage ist für alle, die ihr Bargeld von Hand aufzeichnen.

Kassenbuch oder Buchhaltungsprogramm?

Die Vorlage reicht, wenn du nur deine Kasse führen willst. Für die ganze Buchhaltung gehört die Kasse neben die Bankkonten, und die Monate sollten sich festschreiben lassen:

VorlageBuch­haltungs­Zentrale
Kasse mit Bestandjaja
Kontoauszüge einlesenneinja
Belege ablegenneinja
Festschreiben, Protokollneinja
UStVA, Anlage EÜRneinja
Preiskostenlos120 €

Die BuchhaltungsZentrale ist selbst eine Excel-Datei auf deinem Rechner. Die Barkasse steht dort neben deinen Bankkonten, die Kontoauszüge liest sie ein und ordnet sie zu. Nach dem Festschreiben eines Monats werden Änderungen an seinen Buchungen zurückgewiesen, und jede spätere Abweichung vom festgeschriebenen Stand wird erkannt und gemeldet. Korrekturen laufen als Korrekturbuchung mit Bezug, jede Aktion steht mit Zeitpunkt und Benutzer im Änderungsprotokoll. Ganz schützt kein Programm auf dem eigenen Rechner gegen seinen Besitzer: Wer das Passwort hat, kann den Schutz aufheben, das gilt für jede Excel-Lösung. Umsatzsteuer-Voranmeldung und Anlage EÜR entstehen dabei ohne Zusatzarbeit. Die kostenlose Testversion nimmt 30 eigene Einträge je Bereich auf.

Häufige Fragen

Brauche ich ein Kassenbuch?
Wenn in deinem Betrieb Bargeld fließt, musst du es aufzeichnen: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Wer bilanziert, führt die Kasse als Teil der Buchhaltung. Ob du mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein förmliches Kassenbuch brauchst oder deine übrigen Aufzeichnungen reichen, klärt dein Steuerberater.
Erfüllt ein Kassenbuch in Excel die GoBD?
Das kann kein Werkzeug von sich aus versprechen, denn es hängt am Verfahren deines Betriebs, nicht am Werkzeug allein. Das Gesetz verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung feststellbar bleibt (§ 146 Abs. 4 AO). In einer gewöhnlichen Excel-Datei lässt sich jede Zeile ändern, ohne dass es eine Spur hinterlässt. Sprich mit deinem Steuerberater, bevor du dein Kassenbuch allein in Excel führst.
Darf der Kassenbestand negativ werden?
Nein. In einer echten Kasse kann nie weniger als nichts liegen. Ein Minus im Kassenbuch heißt: Eine Einnahme fehlt, eine Ausgabe steht doppelt drin oder ein Datum stimmt nicht. Die Vorlage meldet das in der Zeile, in der es passiert.
Was mache ich bei einer Kassendifferenz?
Zuerst nach fehlenden oder vertippten Buchungen suchen, meist fehlt ein Beleg. Bleibt eine Differenz, trägst du sie als eigene Buchung mit dem Text „Kassendifferenz“ ein und lässt die alten Zeilen unverändert. So passt der Kassenbestand wieder zum gezählten Geld, und man sieht, was passiert ist.
Ich habe eine elektronische Registrierkasse. Brauche ich die Vorlage?
Für die Bareinnahmen an der Kasse nicht, die zeichnet die Registrierkasse auf. Sie muss durch eine technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein (§ 146a AO), und die Vorlage ersetzt sie nicht. Die Vorlage ist für Betriebe gedacht, die ihr Bargeld von Hand aufzeichnen, zum Beispiel die Barkasse für kleine Ausgaben. Wie beides zusammenspielt, klärt dein Steuerberater.
Trage ich brutto oder netto ein?
Brutto, also den Betrag, der tatsächlich bar über den Tisch geht. Die Vorlage rechnet die enthaltene Umsatzsteuer bei 19 % und 7 % selbst heraus. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG wählst du überall 0 %.
Läuft die Vorlage auch auf dem Mac?
Ja. Sie kommt ohne Makros aus und nutzt nur Funktionen, die Excel auf Windows und Mac gleich beherrscht. Sie läuft in Excel ab Version 2016 auf Windows und Mac, in Microsoft 365 und in Excel im Browser.

Dieser Text erklärt die Rechtslage in eigenen Worten und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall ist dein Steuerberater zuständig.

Stand: November 2026.