Rechnungsausgangsbuch in Excel: kostenlose Vorlage und Anleitung

Jede Rechnung, die du schreibst, in einer Liste: welche Nummer sie hat, wer noch zahlen muss und seit wann das Geld überfällig ist.

Kostenlos: Vorlage Rechnungsausgangsbuch

Eine Excel-Datei, fertig eingerichtet. Du trägst deine Rechnungen ein, sie rechnet, was offen ist und seit wann.

Vorlage herunterladen

Excel-Datei ohne Makros (.xlsx), rund 130 KB. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse nötig. Mit fünf Beispielrechnungen und einer Anleitung in der Datei.

Was drin ist:

  • Ausgangsbuch für 500 Rechnungen: Rechnungsnummer, Steuer, Brutto, Zahlungsziel und Fälligkeit rechnen sich selbst. Der Status zeigt farbig, was offen, überfällig, teilbezahlt oder bezahlt ist, daneben die Tage seit der Fälligkeit.
  • Prüfhinweise bei doppelten Rechnungsnummern, Lücken in der Nummernfolge und Kunden, die nicht in der Kundenliste stehen.
  • Teilzahlungen und Gutschriften: Was eingeht, trägst du ein, der Rest bleibt offen.
  • Kundenliste mit Zahlungsziel. Einmal eingetragen, gilt es für jede Rechnung an diesen Kunden. Dazu je Kunde Umsatz, offener und überfälliger Betrag.
  • Auswertung: Umsatz je Monat netto, Umsatzsteuer und brutto, und die offenen Rechnungen nach Alter.

Ein Rechnungsausgangsbuch ist die Liste aller Rechnungen, die du schreibst: Nummer, Datum, Kunde, Betrag, bis wann zu zahlen und ob das Geld da ist. Es beantwortet zwei Fragen: Wer schuldet mir noch Geld? Und: Ist jede Rechnungsnummer genau einmal vergeben?

Welche Spalten gehören hinein?

Viele Rechnungsbücher in Excel zeigen nur, was du berechnet hast. Damit die Liste auch sagt, wo du nachhaken musst, lohnen sich diese Spalten:

SpalteWozu
Rechnungsnummereindeutig, fortlaufend, nie doppelt
Rechnungsdatum, Kunde, Leistungwelche Rechnung an wen
Netto, Steuersatz, Steuer, BruttoUmsatz und Umsatzsteuer je Monat
Zahlungsziel, fällig amab wann du nachfragst
bezahlt am, bezahlter Betragauch Teilzahlungen sauber erfasst
Rest, Status, Tage überfälligwas offen ist, auf einen Blick

So bleibt die Nummernfolge sauber

  1. Eine Nummernfolge je Jahr, zum Beispiel RE-2026-0001, RE-2026-0002. In der Vorlage trägst du nur die laufende Zahl ein, Präfix und führende Nullen setzt sie selbst.
  2. Jede Nummer nur einmal. Das verlangt das Umsatzsteuergesetz. Eine doppelte Nummer meldet die Vorlage sofort.
  3. Nichts löschen. Eine fehlerhafte Rechnung wird storniert, nicht entfernt. Sonst entsteht eine Lücke, die du später erklären musst. Auch Lücken meldet die Vorlage.
  4. Gutschrift und Storno bekommen eine eigene Nummer und stehen mit Minus in der Liste. So stimmen Umsatz und offene Beträge.

Offene Rechnungen im Blick

Das Zahlungsziel kommt aus der Kundenliste: 30 Tage für den einen Kunden, 14 Tage für den anderen, für alle übrigen dein Standard aus den Einstellungen. Daraus rechnet die Vorlage die Fälligkeit, und ab dem Tag danach zählt sie mit, wie lange das Geld schon fehlt.

Die Auswertung sortiert alles Offene nach Alter: noch nicht fällig, bis 30 Tage, bis 60, bis 90 und darüber. Je älter eine Rechnung, desto schwerer kommt das Geld. Wer einmal im Monat in diese Tabelle schaut, ruft rechtzeitig an.

Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen: zwei Listen

Ausgangsrechnungen schreibst du selbst, Eingangsrechnungen bekommst du von Lieferanten. Beide gehören in getrennte Listen, weil du verschiedene Fragen an sie hast: Hier willst du wissen, wer dir Geld schuldet, dort, was du bezahlen musst und ob noch Skonto drin ist. Für die zweite Liste gibt es das kostenlose Rechnungseingangsbuch im selben Aufbau.

Wenn aus der Liste ein Rechnungsprogramm werden soll

Die Vorlage ist eine Liste zum Eintragen. Die Rechnung selbst schreibst du woanders, und ob sie bezahlt ist, trägst du von Hand nach.

VorlageChef­Zentrale
Offene Beträgejaja
PDF und E-Rechnungneinja
Gutschrift und Stornovon Handmit Bezug
Änderungen sichtbarneinja
Zahlung erkennenvon Handab Version 4
Preiskostenlos200 €

Die ChefZentrale ist selbst eine Excel-Datei auf deinem Rechner. In der Version Rechnung für 200 € wird aus dem Angebot mit einem Klick die Rechnung, als PDF oder E-Rechnung, Gutschrift und Storno inklusive. Gespeicherte Rechnungen bleiben, wie sie sind, Lücken und doppelte Nummern meldet sie von selbst. Version 4 mit Buchhaltung für 300 € liest deine Kontoauszüge ein und erkennt, welche Rechnung bezahlt ist. Du zahlst einmal, kein Abo. Die kostenlose Testversion nimmt 30 eigene Rechnungen auf.

Häufige Fragen

Muss ich ein Rechnungsausgangsbuch führen?
Unter diesem Namen schreibt es kein Gesetz vor. Wer Umsatzsteuer abführt, muss aber die Entgelte für seine Leistungen aufzeichnen (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG), und von jeder Rechnung bewahrst du ein Doppel auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Ein Rechnungsausgangsbuch ist die einfachste Form dieser Liste. Nebenbei zeigt es dir, wer dir noch Geld schuldet.
Wie muss eine Rechnungsnummer aussehen?
Sie muss fortlaufend sein und darf nur einmal vergeben werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Buchstaben und mehrere Zahlenreihen sind erlaubt, zum Beispiel eine Nummernfolge je Jahr wie RE-2026-0001. Eine Lücke ist kein Verstoß, du solltest sie aber erklären können. Deshalb bleibt eine stornierte Rechnung mit ihrer Nummer stehen.
Ab wann ist ein Kunde mit der Zahlung im Verzug?
Habt ihr einen festen Zahlungstermin vereinbart, zum Beispiel im Vertrag „zahlbar bis 15.12.2026“, ab dem Tag danach, ohne Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ein Datum, das nur auf der Rechnung steht, reicht dafür nicht. Sonst spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Bei Privatkunden gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Die Vorlage zeigt dir, seit wie vielen Tagen eine Rechnung überfällig ist.
Wie trage ich eine Gutschrift oder ein Storno ein?
Als eigene Zeile mit eigener Nummer und einem Minus vor dem Betrag, bei der Leistung zum Beispiel „Storno zu RE-2026-0012“. Die ursprüngliche Rechnung bleibt stehen. In der Summe der offenen Beträge gleichen sich beide aus. Ist die Gutschrift verrechnet oder ausgezahlt, trägst du das Datum ein.
Wie lange muss ich Ausgangsrechnungen aufbewahren?
Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Seit 2025 gilt für Rechnungen und andere Buchungsbelege diese kürzere Frist statt zehn Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung bewahrst du die XML-Datei auf.
Muss ich ab 2027 E-Rechnungen schreiben?
An andere Unternehmen im Inland ja, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Bis 800.000 Euro darfst du 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, ab 2028 nicht mehr (§ 27 Abs. 38 UStG). Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Ins Rechnungsausgangsbuch kommt jede Rechnung, egal in welcher Form.
Läuft die Vorlage auch auf dem Mac?
Ja. Sie kommt ohne Makros aus und nutzt nur Funktionen, die Excel auf Windows und Mac gleich beherrscht. Sie läuft in Excel ab Version 2016 auf Windows und Mac, in Microsoft 365 und in Excel im Browser.

Dieser Text erklärt die Rechtslage in eigenen Worten und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall ist dein Steuerberater zuständig.

Stand: November 2026.