Rechnungseingangsbuch in Excel: kostenlose Vorlage und Anleitung
Jede Rechnung, die bei dir ankommt, in einer Liste: was du bezahlen musst, bis wann, und ob noch Skonto drin ist.
Kostenlos: Vorlage Rechnungseingangsbuch
Eine Excel-Datei, fertig eingerichtet. Du trägst nur noch ein, den Rest rechnet sie.
Vorlage herunterladenWas drin ist:
- Eingangsbuch für 500 Rechnungen: Steuer, Brutto, Fälligkeit, Skontofrist und Skontobetrag rechnen sich selbst. Der Status zeigt farbig, was offen, überfällig oder noch mit Skonto zu zahlen ist. Oben stehen die Summen: offen, überfällig und wie viel Skonto du gerade sparen kannst.
- Prüfhinweise melden doppelt erfasste Rechnungen, E-Rechnungen ohne Ablage und ungeprüfte Pflichtangaben.
- Lieferantenliste mit Zahlungsziel und Skonto. Einmal eingetragen, gilt beides für jede Rechnung dieses Lieferanten. Dazu je Lieferant Anzahl, Summe und offener Betrag.
- Auswertung je Monat und je Kostenart, und die offenen Rechnungen nach Fälligkeit.
- Kostenarten und Zahlungsarten als Auswahllisten, frei anpassbar.
Ein Rechnungseingangsbuch ist die Liste aller Rechnungen, die bei dir ankommen: wer, wann, wie viel, bis wann zu zahlen und wo der Beleg liegt. Es beantwortet zwei Fragen, die sonst niemand für dich beantwortet: Was ist noch offen? Und: Habe ich jede Rechnung, die ich für die Vorsteuer brauche?
Welche Spalten gehören hinein?
Die meisten Vorlagen im Netz haben fünf Spalten: Datum, Lieferant, Nummer, Betrag, bezahlt. Damit weißt du, was du bekommen hast, aber nicht, was als Nächstes fällig ist. Diese Spalten lohnen sich:
| Spalte | Wozu |
|---|---|
| Eingangsdatum und Rechnungsdatum | Ab dem Rechnungsdatum laufen Zahlungsziel und Skontofrist. |
| Rechnungsnummer und Lieferant | Zusammen eindeutig. Dieselbe Nummer beim selben Lieferanten zweimal heißt: doppelt erfasst. |
| Leistung und Kostenart | Was du bekommen hast, und wohin es in deiner Auswertung gehört. |
| Netto, Steuersatz, Steuer, Brutto | Die Steuer ist deine Vorsteuer, sofern du nicht Kleinunternehmer bist. |
| Fällig am | Rechnungsdatum plus Zahlungsziel, oder das Datum, das auf der Rechnung steht. |
| Skonto bis und Skontobetrag | 2 % Skonto auf eine Rechnung mit 30 Tagen Ziel sind aufs Jahr gerechnet ein sehr teurer Kredit, wenn du sie verschenkst. |
| Bezahlt am und bezahlter Betrag | Damit sind auch Teilzahlungen sauber erfasst. |
| Status | offen, Skonto möglich, überfällig, teilbezahlt oder bezahlt, auf einen Blick. |
| E-Rechnung und Ablage | Wo der Beleg liegt. Bei einer E-Rechnung ist das die XML-Datei im Original. |
Worauf du beim Eintragen achten solltest
- Pflichtangaben prüfen. Für den Vorsteuerabzug brauchst du eine ordnungsgemäße Rechnung. Darauf stehen unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten, Rechnungsdatum und -nummer, Art und Menge der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen getrennt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG). Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügt weniger.
- E-Rechnungen im Original ablegen. Kommt eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung, ist die XML-Datei der Beleg. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Lesen kannst du sie mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Leser.
- Jede Rechnung sofort eintragen. Nicht erst beim Bezahlen. Sonst fehlt genau die Rechnung, die du vergessen hast, und mit ihr das Skonto.
- Belege acht Jahre aufbewahren. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht statt zehn Jahren.
Und wenn sich die Liste selbst füllen soll?
Die Vorlage ist eine Liste zum Eintragen. Abtippen musst du weiterhin selbst, und ob eine Rechnung bezahlt ist, trägst du von Hand nach. Wenn das die Datei übernehmen soll:
- BuchhaltungsZentrale: Kontoauszüge von über 25 Banken einlesen, die Zahlungen ordnen sich ihren Kostenarten selbst zu. Den Beleg hängst du an die Buchung, eine E-Rechnung wird ohne Tippen zur Belegzeile mit Lieferant, Nummer, Beträgen und Fälligkeit. Dazu Umsatzsteuer-Voranmeldung und Anlage EÜR.
- ChefZentrale in Version 4: dieselbe Buchhaltung, dazu Kunden, Angebote und Rechnungen. Dort ordnen sich auch die Zahlungen deiner Kunden den eigenen Rechnungen zu.
Häufige Fragen
Muss ich ein Rechnungseingangsbuch führen?
Wer Vorsteuer abzieht, ja, wenn auch nicht unter diesem Namen: Die Beträge und Steuern der Rechnungen, die du für dein Unternehmen bekommst, musst du aufzeichnen (§ 22 Abs. 2 Nr. 5 UStG). Genau das ist ein Rechnungseingangsbuch. Nebenbei zeigt es dir, was offen ist und wo noch Skonto drin ist.
Brauche ich das auch als Kleinunternehmer?
Die Aufzeichnung für die Vorsteuer entfällt, weil du keine abziehst. Gebraucht wird die Liste trotzdem: für deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, für den Überblick über offene Rechnungen und um jeden Beleg wiederzufinden. Die Steuerspalte dient dann nur der Übersicht.
Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Rechnungen sind Buchungsbelege, und für die gilt seit 2025 eine Frist von acht statt zehn Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Bei einer E-Rechnung gilt das für die XML-Datei im Original.
Reicht eine Excel-Liste für die GoBD?
Für die Liste selbst ja, sie ist dein Verzeichnis der Rechnungen. Die GoBD verlangen aber mehr: Die Belege selbst müssen vollständig, unverändert und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden. Das leistet keine Excel-Datei und kein Ordner auf der Festplatte, denn dort lässt sich jede Datei ändern oder löschen. Der richtige Weg dafür ist ein Dokumenten-Management-System, das jeden Beleg unveränderbar archiviert und versioniert. Ich nutze selbst ecoDMS, ein deutsches Produkt, und nenne es als unverbindliches Beispiel. Zusammen ergibt das eine runde Sache: Das Rechnungseingangsbuch zeigt, was offen ist, das Archiv bewahrt die Belege auf. In der Spalte ‘Ablage / Datei’ notierst du, wo der Beleg dort liegt.
Was mache ich mit einer Rechnung mit zwei Steuersätzen?
Trag sie in zwei Zeilen mit derselben Rechnungsnummer ein, eine je Steuersatz. Der Prüfhinweis meldet dann ‘doppelt erfasst?’, das ist in diesem Fall in Ordnung.
Kann ich die Vorlage über mehrere Jahre nutzen?
Ja. Am übersichtlichsten ist eine Datei je Jahr: Kopie anlegen, im Eingangsbuch die Einträge löschen, Lieferanten und Einstellungen bleiben. Bis 500 Rechnungen passen auch mehrere Jahre in eine Datei, die Auswertung rechnet immer für das Jahr, das oben eingetragen ist.
Läuft die Vorlage auch auf dem Mac?
Ja. Sie kommt ohne Makros aus und nutzt nur Funktionen, die Excel auf Windows und Mac gleich beherrscht. Sie läuft in Excel ab Version 2016 auf Windows und Mac, in Microsoft 365 und in Excel im Browser.
Dieser Text erklärt die Rechtslage in eigenen Worten und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall ist dein Steuerberater zuständig.
Stand: Oktober 2026.