ChefZentrale: vom Kunden bis zur Buchhaltung in einer Excel‑Datei
Für Selbständige und kleine Betriebe. Jeder Kunde hat seine Akte, aus dem Angebot wird mit einem Klick die Rechnung, auf Wunsch als E-Rechnung. In Version 4 liest dieselbe Datei deine Kontoauszüge ein und erkennt, welche Rechnung bezahlt ist. Du fängst klein an und schaltest später frei, ohne Daten zu verlieren.
- Preis
- ab 50 € einmalig, alle Versionen
- Testversion
- kostenlos mit allen vier Versionen, herunterladen
- Läuft auf
- Windows mit Excel ab 2016
- Anleitung
- Handbuch mit 34 Seiten, 15 Lernvideos
Was die ChefZentrale kann
Vier Bereiche, die aufeinander aufbauen: Kunden, Angebote, Rechnungen, Buchhaltung. Was einmal eingetragen ist, tippst du nicht noch einmal.
Jeder Kunde mit seiner kompletten Akte
Kontaktdaten, Notizen, Zahlungsbedingungen, eine zweite Adresse und eigene Felder. Die Kundenakte zeigt auf eigenen Reitern alle Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Dokumente dieses Kunden, jeweils mit Summe. Ein Doppelklick öffnet den Beleg.
- Kontakte mit Notizen, Historie und eigenen Feldern
- Angebote, Rechnungen, Zahlungen und Dokumente je Kunde
- Abgleich mit den Outlook-Kontakten in beide Richtungen
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Angebote aus deiner Produktliste
Produkte und Leistungen legst du einmal mit Preis an und holst sie in jedes Angebot. Zwischensummen und Steuer rechnet das Formular, deine Rechtsangaben stehen automatisch in der Fußzeile. Das Angebot geht als PDF direkt aus der Datei an den Kunden.
- Produkte und Leistungen einmal anlegen, immer wieder verwenden
- PDF auf Knopfdruck, Versand per E-Mail aus der Datei
- Lagerbestand je Produkt, mit Hinweis, wenn er nicht reicht
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Aus dem Angebot wird mit einem Klick die Rechnung
Die Rechnung übernimmt alles aus dem Angebot und geht als PDF oder als E-Rechnung hinaus. Fehlt eine Pflichtangabe, sagt dir die Datei das im Klartext, bevor etwas beim Kunden ankommt.
- E-Rechnung auch für Kleinunternehmer und Kunden im Ausland
- Gutschrift und Storno mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum auf jedem Beleg
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Kontoauszug einlesen, die Rechnung ist bezahlt
Version 4 enthält die komplette Buchhaltung der BuchhaltungsZentrale. Du liest die Kontoauszüge deiner Bank ein, und jede Zahlung findet ihre offene Rechnung selbst, auch Abschläge und Restzahlungen. Daraus entstehen Umsatzsteuer-Voranmeldung, Anlage EÜR und Anlagenverzeichnis, ohne dass du etwas zweimal eintippst.
- Kontoauszüge von über 25 Banken, dazu PayPal und Stripe
- Hunderte Buchungen in Sekunden eingelesen und zugeordnet
- UStVA, Anlage EÜR, Anlagen, Firmenwagen und Reisekosten
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Außerdem
E-Rechnungen lesen
Eine empfangene E-Rechnung zeigt die Datei als normale, lesbare Rechnung und prüft gleich die Pflichtangaben. In jeder Version enthalten.
Änderungen bleiben erkennbar
Gespeicherte Rechnungen bleiben, wie sie sind. Nachträgliche Änderungen, Lücken und doppelte Nummern meldet die Datei von selbst.
Freischalten statt neu kaufen
Wechselst du auf eine höhere Version, bekommst du einen Freischaltcode. Die neuen Bereiche erscheinen in deiner Datei, deine Daten bleiben, wo sie sind.
Aus vier Programmteilen wird eine Datei
Kunden, Angebote, Rechnungen und Buchhaltung stecken jetzt in einer einzigen Datei, auch in der Testversion.
Buchhaltung in derselben Datei
Kontoauszug einlesen, und nach wenigen Sekunden siehst du, welche Rechnung bezahlt ist. Keine zweite Datei, kein Abgleich zwischen zwei Programmen.
Kundenakte mit Zahlungen
Neben Angeboten, Rechnungen und Dokumenten zeigt die Akte jetzt auch, was der Kunde bezahlt hat, mit Summen je Reiter.
Lagerbestand
Trägst du bei einem Produkt einen Bestand ein, zählt die Datei bei jeder Rechnung mit und warnt, bevor er nicht mehr reicht.
Alle Masken neu gestaltet
Kontakte, Produkte, Dokumente, Positionen und Buchungen haben denselben Aufbau. Was du in einer Maske gelernt hast, findest du in der nächsten an derselben Stelle.
Vier Versionen, du zahlst einmal
Jede Version enthält alles aus der vorigen. Du fängst klein an und schaltest später frei, deine Daten bleiben erhalten.
Kundenverwaltung
Version 1
50 €
- Kontakte mit Notizen und Historie
- Dokumente je Kunde
- Outlook-Abgleich der Kontakte
- Empfangene E-Rechnungen lesen
Angebot
Version 2
100 €
- Alles aus Version 1
- Angebote mit PDF und Versand
- Produkt- und Leistungsliste mit Lagerbestand
Rechnung
Version 3
200 €
- Alles aus Version 2
- Angebot wird mit einem Klick zur Rechnung
- E-Rechnung nach EN 16931, Gutschrift und Storno
Mit Buchhaltung
Version 4
300 €
- Alles aus Version 3
- Kontoauszüge einlesen, Zahlungen ordnen sich zu
- UStVA und Anlage EÜR
- Anlagenverzeichnis, Firmenwagen, Reisekosten
Lieferung: Nach der Zahlung schicke ich dir die ChefZentrale innerhalb von 24 Stunden per E-Mail.
Wechseln: Beim Wechsel auf eine höhere Version zahlst du nur den Unterschied und bekommst einen Freischaltcode, von Kundenverwaltung auf Angebot also 50 €.
Nur Buchhaltung: Ohne Kunden, Angebote und Rechnungen gibt es den Buchhaltungsteil allein als BuchhaltungsZentrale für 120 €.
Zum Vergleich: Rechnungsprogramme im Abo kosten etwa 12 bis 17 € im Monat (Listenpreise brutto, Stand August 2026), über drei Jahre also 430 bis 610 €. Die ChefZentrale bezahlst du einmal, Updates inklusive.
Erst ausprobieren, dann entscheiden
Testversion
Die Testversion enthält alle vier Versionen samt Buchhaltung und Beispieldaten. Nichts ist gesperrt, und sie läuft ohne Zeitlimit. Einziger Unterschied: Je Bereich nimmt sie 30 eigene Einträge auf, zum Beispiel 30 Kontakte, 30 Rechnungen und 30 Buchungen. Nach dem Kauf macht ein Freischaltcode sie zur Vollversion, deine Einträge bleiben.
Anleitung
Das Handbuch erklärt Kunden, Angebote und Rechnungen Schritt für Schritt, den Buchhaltungsteil das Handbuch der BuchhaltungsZentrale. Im Videohandbuch macht jede Folge ein Kapitel einmal vor, an echten Daten und ohne Vorkenntnisse. Alles ist frei zugänglich, auch vor dem Kauf.
Videohandbuch: 15 Folgen, zusammen rund 70 Minuten
- 01Starten und Makros aktivieren3:33
- 02Bedienen: die vier Regeln3:54
- 03Einrichten: Ordner, Firmendaten, Backup4:23
- 04Module anpassen: Spalten, Listen, Outlook5:13
- 05Kunden anlegen und pflegen4:52
- 06Kontakte im Alltag: suchen, filtern, mailen4:43
- 07Kundenakte statt Zettelwirtschaft5:23
- 08Produkte einmal anlegen, immer nutzen4:32
- 09Angebot schreiben: Logo und Kopfdaten5:21
- 10Positionen, Zwischensummen und Steuer4:27
- 11Angebot als PDF speichern und versenden3:40
- 12Vom Angebot zur E-Rechnung mit einem Klick7:04
- 13Bezahlt oder offen? Geldeingänge prüfen4:49
- 14Wurde an der Rechnung etwas geändert?3:51
- 15E-Rechnungen empfangen und lesen3:45
Beim ersten Öffnen: Makros freischalten
Windows blockiert Makros in heruntergeladenen Dateien, ohne sie läuft die ChefZentrale nicht. Wie du sie freischaltest, zeigt Folge 1 in dreieinhalb Minuten. Die Kurzanleitung steht auf der Hilfeseite.
Voraussetzungen
Windows 10 oder neuer und Microsoft Excel ab 2016 als installiertes Programm. Auf dem Mac, in Excel im Browser und in anderen Tabellenprogrammen läuft die ChefZentrale nicht.
Was Käufer sagen
4,9 von 5 bei 10 Bewertungen
„Ich bin als freiberufliche Einzelunternehmerin sehr zufrieden mit dem Exceltool, weil ich mein Büro damit einfach und sehr schlank halten kann. Auch für die Steuererklärung lassen sich die Daten gut verwalten, man kann entweder weitere Dateien mit dem Tool verknüpfen, oder die Daten aus dem Tool mit anderen in Excel erfassten Daten kombinieren. Feine Sache und der Support ist hervorragend!“
„Ich habe die Software seit 11/2022. Sie ist eine super Unterstützung gerade für Kleinunternehmen wie ich eines bin. Top Preis Leistungsverhältnis. Hr. Schmidt bietet auch einen Super uns schnellen Support bei fragen. Ich kann es nur weiterempfehlen.“
„Top Produkt! einfach, innovativ, umfangreich! keine unnötigen Funktionen! super Support! Eine lohnende Investition!“
Alle 10 Stimmen lesen
„Ich habe das Tool am 24.11.2022 gekauft. Da ich Einzelunternehmer bin und allein arbeite war es für mich wichtig, dass ich was habe, was zuverlässig funktioniert und einfach zu bedienen ist da keine Kenntnisse vorhanden sind. Dann bin ich durch Zufall auf dieses Programm gestoßen und war begeistert, da mir hier alles geboten wird was jedes andere Produkt auf dem Markt bietet und ich kein monatliches Abo habe unglaublich, aber wahr! Wen ich fragen hatte oder nicht weitergekommen bin habe ich sofort innerhalb spätestens 30min Hilfe bekommen, der support ist Weltklasse allein das verdient 5 Sterne. Ich kann das Programm nur weiterempfählen bin begeistert weiter so Top.“
„Ich habe sehr viele professionelle Programme ausprobiert, aber ich konnte es erst nicht glauben, dass man mit Excel so viel machen kann, diese neue Version kann alles, was man im Büroalltag braucht und man hat auch noch Mitspracherecht, also ich werde nichts mehr anderes benutzen, toll ist auch die Vielfalt von dem Bearbeiten der Positionen, sowie Zwischensumme und das herauf und herab schieben der Positionen, sogar Material-Leistung und Arbeitszeitlisten sind möglich, ich bin mal gespannt, wie weit es noch geht. Tolle Arbeit.“
„Kurz gesagt, das einzige Tool, das nach einer kurzen Einlernzeit problemlos funktioerniert und auch laufend weiterentwickelt wird. Der Support ist großartig ! Danke“
„Super einfach zu nutzen. Übersichtlicher und guter Aufbau.“
„Bin Einzelunternehmer mit überschaubarer Buchhaltung und für mich funktionert diese Lösung absolut einwandfrei. Volle Empfehlung und dazu unschlagbarer Support !“
„Tolles Produkt, Einfache Handhabung und schnelle Hilfe bei Fragen. Empfehlenswert !!!“
„Hab mir die Testversion mal heruntergeladen und ausgiebig getestet. Ich denke für Einsteiger bzw. Unternehmer die gerade in der Gründung sind sehr sinnvoll. Ein sehr schönes Tool und meiner Meinung nach auch alles selbsterklärend. Würde mir gerne wünschen das man die Rechnung etwas vom Design anpassen könnte. Alles in allem ein Top Tool. Danke für deine Arbeit.“
Du nutzt ChefZentrale? Schreib mir deine Bewertung, ich stelle sie nach Prüfung hier ein.
Häufige Fragen zur ChefZentrale
Welche Version brauche ich?
Muss ich jedes Jahr neu kaufen?
Ist die ChefZentrale auch eine Buchhaltung?
Kann ich E-Rechnungen lesen, die ich bekomme?
Brauche ich Internet?
Läuft die ChefZentrale auf dem Mac?
Was passiert nach dem Kauf?
Wer hilft, wenn ich nicht weiterkomme?
Weitere Programme
BuchhaltungsZentrale
Kontoauszüge einlesen, automatisch zuordnen lassen, UStVA und Anlage EÜR erhalten.
120 € AbschreibungenAnlagenverzeichnis
Anlagen erfassen, AfA automatisch berechnen, Summen für die Anlage AVEÜR erhalten.
40 € Arbeitszeiten im TeamArbeitszeiterfassung
Zeiten, Urlaub und Zeitkonten für bis zu 20 Mitarbeiter, jeder mit eigenem Zugang.
70 € Alles in einer DateiERP
Kunden, Termine, Angebote, Rechnungen, Dokumente und Buchhaltung in einer einzigen Datei.
250 €